Alapvető tudnivalók az E-mail-ről dióhéjban

Az E-mail rendszer logikai szerkezete

A rendszer logikai szerkezete az alábbi ábrán látható:


A felhasználó a levelező kliensekkel áll közvetlen kapcsolatban. Ezekkel végzi a levelek szerkesztését, küldését, a levelek lehívását a levelező szerverről, a levelek rendezését, stb. Az ábrán ezek "User Agent"-ként vannak jelölve. Ugyanavval a klienssel lehet lebonyolítani mind a levelek küldését, mind pedig elolvasását is.

A levelek továbbítását a levél továbbító gépek,  "Message Transfer Agent" komponensek végzik, amelyek ezt az SMTP protokollal bonyolítják le. ( SMTP: Simple Mail Transfer Protocol ) Két levéltovábbító géphez van az E-mail küldőjének és olvasójának  közvetlen kapcsolata. Az egyik az, amelyik átveszi tőle a levelet továbbításra, ez az ő SMTP szerver-e.  Az SMTP szervernek a leveleket szintén az SMTP protokollal lehet elküldeni.  A másik az, ahova a neki küldött levelek megérkeznek, és tárolódnak mindaddig, amíg el nem olvassa, ill. el nem kéri őket. Ez az ő Mail Server-e, aminek két komponense van, egy Message Transfer Agent és a  Póstahivatal, vagy Post Office.  A leveleket a Mail szerver az INBOX nevű lemezterületen tárolja. Minden felhasználónak külön saját INBOX-a van. Az INBOX formátuma, belső szerkezete a szerver "magánügye", a felhasználók a levelező kliens segítségével férhetnek hozzá. A levelező kliens a póstahivatallal a POP3 ( POP3: Post Office Protocol Version 3 ) vagy IMAP ( IMAP:  Internet Message Access Protocol ) protokollal veszi fel a kapcsolatot.

Az E-mail címek és a mail szerverek kapcsolata

Az E-mail cím és az E-mail szerver két fogalmilag is különböző dolog. Az E-mail címek  userid@domain alakúak, ahol a domain lehet egy konkrét mail szerver, pl. mailbox.kfki.hu, ludens.elte.hu,  vagy lehet valami általánosabb, úgynevezett generikus megjelölés, mint pl. cern.ch, t-online.hu. A küldőnek ismernie kell a címzett E-mail címét, de nem kell ismernie a mail.szerverének a nevét. A címzettnek természetesen ismernie kell a saját mail szerverének a domain nevét is, ahova a levelei érkeznek. Azt, hogy egy levelet hova kell továbbítani, az Internet elosztott adatbázisai alapján döntik el a levelek továbbítását végző komponensek, evvel sem a küldőnek, sem a címzettnek nem kell törődnie. A mail szerverek csak azokat a leveleket fogadják el, amelyeknél mind a userid, mind a domain ismert az E-mai szerver számára, "regisztrálva van rajtuk".

Az E-mail kliensek konfigurálása

Az E-mail kliensek konfigurálása lényegében abból áll, hogy meg kell nevezni az SMTP szervert és a Mail szervert, valamint azt, hogy POP3 vagy IMAP protokollal akarunk-e kommunikálni a Mail szerverrel.  A POP3 esetében a levelek  a saját munkaállomásunkra kerülnek, azonban  kivételesen  a Mail szerveren is hagyhatók ideiglenesen, abból a célból, hogy máshonnan is elolvashassuk őket, de inkább előbb mint utóbb le kell a leveleket onnan törölni. Az IMAP esetében a levelek tárolhatók a Mail server (Póstahivatal) gépen is, az IMAP szerveren az INBOX mellett még saját mail folder-eket is tarthat a felhasználó, amelyeket ugyanúgy lehet kezelni, mint a saját gépen levő mail foldereket, a saját gépen levő folderek és a szerveren levő folderek között a levelek tetszés szerint ide-oda mozgathatók.

A levéltovábbítás megbízhatósága, visszaigazolás

Bár a levéltovábbítást végző gépek egymásnak nyugtázzák a hibátlanul átvett leveleket, a címzett Mail szervere nem küld visszaigazolást sem a levél küldőjének, sem az ő SMTP szerverének. Viszont a Levelező kliensek egy része utasítható arra, hogy kérjen a címzett levelező kliensétől nyugtát egy levél elolvasásáról, ill. a levelező kliens konfigurálható úgy, hogy az elolvasáskor automatikusan küldjön visszaigazolást, ha a levél küldője ezt kérte. (Ez a lehetőség nem kötelező, ezért nem minden levelező kliens képes erre.) Ha a levél továbbítása bárhol elakad, arról a feladónak visszajelzés megy. Tehát negatív nyugta van, ami a levél kézbesít(het)etlenségéről tudósít, bár a negatív nyugta érkezhet egy-két nap múlva is, ha az ismételt továbbítási kisérletek sem sikerültek és a levél kézbesítése végleges kudarcot szenvedett. Az automatikus nyugta ezt a bizonytalanasági időt rövidíti le.